Seguro de flotas: todos sus vehículos en una sola póliza

Qué es una flota y cuándo interesa montarla

Una póliza de flota agrupa bajo un mismo contrato todos los vehículos de una empresa o de un titular, con un solo vencimiento, una sola relación de vehículos y una gestión unificada de altas, bajas y siniestros. En lugar de tener un contrato por matrícula, se tiene un contrato con un anexo de matrículas que se modifica cuando cambia el parque.

El número mínimo de vehículos para constituir flota varía según la entidad, y normalmente se sitúa en un umbral bajo, de modo que la mayoría de pequeñas empresas con varios vehículos afectos a la actividad pueden plantearlo. El requisito real suele ser la titularidad común: los vehículos deben pertenecer a la misma persona física o jurídica, o a un grupo vinculado que la póliza recoja expresamente.

Lo que gana una empresa al agrupar no es una cuestión de papeleo menor. Es tener un único vencimiento en el calendario, una sola relación de garantías que revisar, altas y bajas resueltas en el día cuando entra o sale un vehículo, un único interlocutor para todos los partes y una visión conjunta de la siniestralidad que permite actuar sobre lo que de verdad está fallando.

Qué vehículos entran en una flota

• Turismos de empresa y vehículos de representación comercial.
• Furgonetas y vehículos de reparto de hasta tres mil quinientos kilos.
• Camiones rígidos, cabezas tractoras y vehículos de obra.
• Remolques y semirremolques, que tienen su propia consideración y su propia matrícula.
• Maquinaria autopropulsada, carretillas elevadoras, plataformas y vehículos especiales.
• Motocicletas y ciclomotores de reparto.
• Vehículos en renting o leasing, indicando la entidad titular como propietaria.

Cada tipología tiene un uso declarado distinto, y el uso es la variable que más siniestros deja fuera cuando no se declara bien. No es lo mismo un turismo de uso particular que uno afecto a la actividad, ni un camion de servicio propio que uno de transporte público de mercancías con tarjeta de transporte.

Los huecos típicos que aparecen al revisar una flota

1. Vehículos vendidos o dados de baja que siguen en la póliza

Es lo primero que miro y casi siempre aparece algo. Una furgoneta vendida hace ocho meses que sigue en la relación, o una que se dio de baja temporal en tráfico y nadie comunicó. Es una gestión pendiente, no un problema de cobertura, pero conviene limpiarlo antes de cualquier revisión.

2. Remolques y semirremolques sin cobertura propia

El remolque tiene matrícula y obligación de aseguramiento propia a partir de determinado peso. Muchas empresas asumen que va incluido con la cabeza tractora y no es así. Cuando el remolque se desengancha o provoca un daño estando desenganchado, la cobertura que responde es la suya.

3. El uso declarado no coincide con el real

Una empresa que empieza haciendo reparto propio y pasa a transportar para terceros cambia de categoría. Si la póliza sigue declarada como servicio propio, la entidad puede oponerse al pago. Lo mismo ocurre cuando un turismo comercial pasa a usarse para reparto, o cuando un vehículo se dedica a escuela de conductores o a alquiler.

4. Conductores ocasionales y conductores jóvenes no declarados

Las pólizas de flota suelen admitir conductor indistinto, pero no todas, y algunas excluyen a los conductores menores de cierta edad o con menos de determinada antigüedad de permiso. Si en su empresa conduce personal temporal, hay que asegurarse de que la cláusula lo recoge.

5. Valoración del vehículo en siniestro total

Conviene saber de antemano si el vehículo se indemniza a valor venal, a valor venal mejorado o a valor de nuevo durante un periodo determinado. En flotas con vehículos industriales recién incorporados, esa diferencia es la que decide si se puede reponer la unidad o no.

6. Equipamiento y rotulación no declarados

Las estanterías interiores, los equipos de frío, las grúas auxiliares, los cajones de herramienta y la rotulación forman parte del valor real del vehículo y, si no constan declarados, no se indemnizan. En furgonetas de instalador, ese equipamiento suele pesar bastante en el conjunto.

7. La siniestralidad no se analiza

Una flota es un conjunto, y la siniestralidad del conjunto condiciona su renovación. Cuando se analiza vehículo a vehículo casi siempre se descubre que una parte pequeña de la flota concentra la mayor parte de los partes. Actuar sobre eso, con formación o con reasignación de rutas, es lo único que mejora la situación de forma estable.

Qué documentación hace falta

• La relación de matrículas, con marca, modelo, año de matriculación y uso de cada vehículo.
• Los permisos de circulación y las fichas técnicas, que se pueden mandar en fotos.
• Las pólizas actuales, para ver qué modalidad tiene cada vehículo y cuándo vence.
• El informe de siniestralidad de los últimos tres años, que cada entidad facilita al tomador cuando se lo solicita.
• La tarjeta de transporte, si opera en transporte público de mercancías o de viajeros.
• Una indicación del ámbito de circulación habitual y del kilometraje anual aproximado.
• Los datos de los conductores habituales, si la modalidad elegida lo requiere.

A partir de ahí le devuelvo un cuadro con todos los vehículos, su modalidad actual y la que le recomiendo para cada uno, con los huecos señalados. El tratamiento contable y fiscal de los vehículos afectos a la actividad y de sus seguros depende de su situación, así que ese punto consúltelo con su asesoría fiscal.